Technisch VMI in 6 stappen
7 september 2016
De logistiek is in de loop der jaren enorm veranderd. In het verleden werd de nadruk voornamelijk gelegd op het beheren van interne processen, maar tegenwoordig proberen bedrijven vat te krijgen op processen binnen het hele logistieke systeem, de supplychain. VMI (Vendor Managed Inventory) is één van de systemen die vandaag de dag veel wordt toegepast om de toeleveringsketen beheersbaar te maken.
Bij het VMI-systeem besteedt een bedrijf het voorraadbeheer uit aan haar leverancier, om zodoende de toeleveringsketen te verbeteren. Dit betekent dat de leverancier constant digitale gegevens ontvangt die hem op de hoogte houdt van het verbruik en het voorraadniveau van zijn klant. Hiermee wordt de leverancier volledig verantwoordelijk voor het beheren van de voorraad van zijn klant. Het is zelfs zo dat de leverancier de orders genereert in plaats van dat de klant dit zelf doet.
Vendor Managed Inventory is een fantastisch systeem voor zowel de afnemer, als de leverancier.
Vendor Managed Inventory in zes stappen
Omdat dit misschien wat radicaal klinkt, moet er intern wel behoorlijk wat op de schop worden genomen. VMI (Vendor Managed Inventory) is een fantastisch systeem voor zowel de afnemer, als de leverancier. Maar, om dit systeem succesvol te implementeren in het bedrijf, moet er aan een aantal fundamentele voorwaarden worden voldaan. Deze zetten wij even voor u op een rijtje:
1. Draagvlak binnen het management
Zonder steun kan geen enkele verandering, groot of klein, geïmplementeerd worden. Het management is hierbij het belangrijkst. Het introduceren van VMI brengt extra kosten met zich mee en gedurende het proces kan men tegen onwillig personeel aan lopen. Beide problemen kunnen alleen door het management verholpen worden.
2. Draagvlak op de werkvloer
In de vorige alinea werd het al aangehaald: bij de implementatie van het VMI-systeem is de kans aanwezig dat men met onwillig personeel te maken krijgt. Mensen houden nou eenmaal niet van verandering, helemaal niet als ze hun werk al jaren hetzelfde mogen doen. Bovendien kan het zo zijn dat werknemers bang zijn om hun baan te verliezen, omdat de afnemer met het VMI-systeem flink op uren kan besparen op het gebied van administratie en inkoop.
Het beste is om deze mensen het ‘grote plaatje’ te laten zien. Wat voor voordelen het heeft op de lange termijn en wat de redenen zijn die ertoe leiden om Vendor Managed Inventory in te voeren.
3. Synchroniseren van data en systemen
Het automatiseren van bepaalde processen binnen het bestelsysteem is één van de grootste voordelen die VMI kan bieden. Hiervoor moeten productcodes en -gegevens op elkaar afgestemd worden. Het gebruik van dezelfde data levert enorm veel tijdwinst op en verkleint de kans op fouten.
VMI presteert het beste op de fundering van een stabiele en langdurige zakelijke relatie.
4. Uitvoerig testen van systemen
Zoals hierboven vermeld, draait VMI deels om het synchroniseren van data en systemen. Dit moet daarom uitgebreid worden getest. In de opstartfase moet voorraden constant worden gecheckt; staan in het systeem van zowel afnemer, als leverancier dezelfde aantallen?
5. Monitoren van implementatie en prestaties
Voor de implementatie van het VMI-systeem wordt er een voorraadplan opgesteld. Welke producten worden op voorraad gelegd? Wat zijn de min-max voorraden? Op deze vragen moet de afnemer een helder antwoord krijgen dat door werknemers goed kan worden begrepen; dit draagt bij aan een betere acceptatie op de werkvloer.
Ook moeten er heldere KPI’s (Key Performance Indicators) worden opgesteld. Met andere woorden: wanneer kunnen we zeggen dat het systeem goed werkt? Aan welke voorwaarden moeten worden voldaan? Dit is essentieel voor het beoordelen van de prestaties van de leverancier en het voorkomt onenigheden.
Ook is het belangrijk om een aantal pragmatische zaken vast te leggen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de frequentie van de leveringen. Is dit twee maal per week, eens per maand, of moet er een andere frequentie worden afgesproken?
6. Overhandigen van voorraad- en verkoopgegevens
Voor de leverancier is het van essentieel belang dat het inzicht krijgt in de verkoop- en/of verbruiksgegevens van de afnemer. Het is verstandig om al deze gegevens van de laatste twee jaar hiervoor te gebruiken. Deze zouden aan de leverancier overhandigd moeten worden, zodat deze op basis hiervan een plan kan maken. Bovendien is het ook belangrijk om de huidige stand van zaken voor wat betreft voorraden in kaart te brengen.
Vertrouwen
Deze zes genoemde stappen zijn belangrijk in de opstartfase van het Vendor Managed Inventory systeem. Ze hebben echter weinig waarde als er te weinig vertrouwen is tussen beide partijen. VMI is gebaseerd op vertrouwen: het presteert het beste op de fundering van een stabiele en langdurige zakelijke relatie.
Vendor Managed Inventory: onder aan de streep
VMI is dus interessant voor zowel afnemer, als leverancier. Maar wat levert het uiteindelijk op? We zetten het even voor je op een rijtje:
Kosten:
- Het inregelen van een VMI-traject kost tijd
- Voorafgaand onderzoek
- Aanschaf, inregelen en stroomlijnen van ICT/ERP-software
Dit levert het op:
- Kleinere (onnodige) voorraad
- Verbeterde servicegraad
- Significant minder transport- en verzendkosten
- Efficiëntere supplychain (besparen op o.a. het invoeren van orders)
- Meer continuïteit in de productie